Empleado, contratista o dependiente actual o antiguo de Shell

¿Qué cubre este Aviso de privacidad?

Cada persona del grupo de empresas Shell («Shell» o «nosotros») es responsable de proteger los datos personales de los demás empleados y de los clientes, colaboradores comerciales y proveedores.

Este Aviso de privacidad proporciona información sobre los datos personales procesados por Shell con relación a personas que son o han sido empleados, becarios o contratistas individuales, o bien dependientes de empleados de Shell («empleados de Shell»). Para los empleados de Shell que también son clientes minoristas o usuarios de una aplicación o un sitio web de Shell en cualquier función que no sea las de los empleados de Shell, consulte el aviso de privacidad correspondiente en www.shell.com. Las personas que soliciten un puesto de trabajo o asistan a un evento de reclutamiento o realicen una evaluación en Shell deben consultar el Aviso de privacidad- Reclutamiento en www.shell.com/careers.

Este Aviso de privacidad está sujeto en todo momento a la normativa local correspondiente.

En este Aviso de privacidad se explica qué datos personales se procesan, con qué fin, cuánto tiempo conservamos los datos personales, cómo acceder y actualizar sus datos personales y dónde se puede obtener información adicional.

Además de este Aviso de privacidad, puede haber otros avisos de privacidad que expliquen cómo procesamos los datos personales con relación a procesos de RR.HH. específicos (como los programas Open Resourcing, OneHeath IT e International Mobility) y avisos de privacidad locales en los países en los que operamos que reflejen los procedimientos y los requisitos jurídicos locales.

¿Qué datos personales procesamos?

Procesamos los datos personales necesarios para gestionar la relación de empleo, para contratar contratistas y becarios, y para proporcionar prestaciones a algunos dependientes de empleados de Shell.

Esto incluye la información de contacto en el domicilio personal, la fecha de nacimiento, el estado civil, la información de nómina y cuenta bancaria, la información de salario y prestaciones (incluida la de los beneficiarios), los contactos de emergencia, información sobre el desempeño laboral y cualquier otra información necesaria para gestionar la relación de empleo para los contratistas contratados y para proporcionar prestaciones a algunos dependientes de empleados de Shell (como los que acompañan a un empleado de Shell para una misión en el extranjero).

Datos personales confidenciales

También procesamos algunas categorías especiales de datos personales («datos personales confidenciales») como los relacionados con la salud de una persona, su origen racial o étnico, sus creencias religiosas o filosóficas, su orientación sexual, sus opiniones políticas y su estado de afiliación sindical, solo cuando sea necesario para cumplir las normas de empleo y de la seguridad social, para los fines de proporcionar asesoramiento médico ocupacional y apoyo, para proteger los intereses vitales de una persona (como en un caso de emergencia), si es necesario por razones de salud pública o si la persona ha proporcionado su consentimiento expreso.

¿Para qué fin procesamos sus datos personales?

Podemos procesar sus datos personales:

para satisfacer nuestras obligaciones de cumplimiento de las normativas y los reglamentos locales;
para los intereses legítimos de la empresa (como la gestión del rendimiento, a fin de asegurarnos de que nuestro personal está cualificado y es competente, o para fines de salud, seguridad y protección, a fin de asegurarnos de que solo el personal autorizado pueda acceder a determinados sitios o activos); o
cuando tengamos su consentimiento expreso.

Tenga en cuenta que, como norma general, Shell no busca ni se basa en el consentimiento de los empleados de Shell para procesar datos personales. Sin embargo, hay algunas circunstancias limitadas (como cuando lo exige la normativa local correspondiente) en las que el consentimiento es necesario para procesar datos personales «confidenciales».

A los empleados de Shell se les solicita la menor cantidad posible de datos personales necesarios para cumplir los requisitos jurídicos y/o contractuales, así como para ofrecerles la oportunidad de participar en programas o proporcionar prestaciones. Si no nos proporciona la información necesaria, se reducirán sus posibilidades de mantener el empleo, la pasantía o el reclutamiento como contratista, o de participar en un programa o recibir una prestación.

En aquellos casos en los que el tratamiento se base en el consentimiento y esté sujeto a la normativa local aplicable que disponga otra cosa, tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará a la validez del tratamiento anterior a la retirada del consentimiento. Sin embargo, la retirada del consentimiento puede afectar a su capacidad de mantener el empleo o contratación, o de participar en un programa o recibir una prestación.

Supervisión

Todas las actividades que realice con equipos informáticos de Shell o cuando se conecte a la red informática de Shell pueden ser supervisadas para fines legítimos de la empresa. Encontrará más información en las directrices de uso personal http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Todos los empleados de Shell recibirán un distintivo de acceso que permitirá a Shell registrar la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas en las instalaciones y los activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se usan:

para fines de salud, seguridad y protección, específicamente para la protección de los activos de Shell, los empleados y visitantes de Shell, y las instalaciones de Shell;
para cumplir requisitos jurídicos y reglamentarios, específicamente cuando existe la obligación jurídica local de proporcionar información a las autoridades gubernamentales/reglamentarias;
para supervisar (de forma agregada) el número de personas que entran y trabajan en un centro de Shell para la planificación inmobiliaria y de recursos humanos; y
en el caso de los contratistas únicamente (no los empleados de Shell), la fecha y la hora de entrada y salida en las instalaciones de Shell se usa para fines de control y gestión financiera.

La mayoría de las instalaciones y los activos cuentan con cámaras de vigilancia (CCTV). En aquellos lugares en los que se usen cámaras de vigilancia, estas estarán identificadas. Las cámaras de vigilancia se usan con fines de salud, seguridad y protección, en concreto, para la protección de los activos de Shell, los empleados y los visitantes de Shell, y las instalaciones de Shell. Todas las imágenes se borran de forma rutinaria a menos que se produzca un incidente relacionado con la salud, la seguridad y la protección, o haya sospecha o evidencia de actividad criminal, en cuyo caso podrán ser analizadas por los equipos internos de investigación de Shell, y externamente si lo requiere la ley o lo permiten las fuerzas policiales u otra autoridad gubernamental.

Escrutinio

A fin de cumplir las obligaciones jurídicas y reglamentarias para proteger los activos y los empleados/contratistas de Shell, y específicamente para garantizar que Shell pueda cumplir las leyes de control comercial, antiblanqueo de capitales o soborno y corrupción, así como otros requisitos reglamentarios, realizamos periódicamente un escrutinio de todos los empleados y contratistas. Este escrutinio se realiza con listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por el gobierno, y se compara con la información sobre usted que está en poder de Shell (por ejemplo, del registro de Conflicto de intereses; encontrará más información aquí). Los datos personales recopilados durante el escrutinio no se utilizarán para una toma de decisiones automatizada con relación a la idoneidad para la continuidad del empleo, la pasantía o la reclutamiento como contratista.

¿Quién es responsable de los datos personales recopilados?

Lo realizará Shell International BV, junto con su empresa contratante (o, en el caso de los dependientes, la empresa empleadora del empleado de Shell), de forma individual o conjunta con sus afiliados del grupo de empresas Shell.

En el caso de los contratistas individuales, lo realizará la empresa del grupo Shell que tenga contratados sus servicios, de forma individual o conjunta con sus afiliados del grupo de empresas Shell y su empresa/agencia contratante/empleadora.

¿Con quién compartiremos los datos personales?

Sus datos personales se procesan exclusivamente para los fines mencionados arriba (o para una finalidad secundaria estrechamente relacionada, como almacenarlos) y solo se compartirán cuando sea estrictamente necesario con:

Otras empresas del grupo de empresas Shell, incluidas las que se encuentran fuera de su ubicación y/o el Espacio Económico Europeo («EEA»);
Agentes autorizados de terceros, proveedores de servicios y/o subcontratistas de Shell; y
Una autoridad pública competente, agencia gubernamental, reglamentaria o fiscal cuando sea necesario cumplir con una obligación jurídica o reglamentaria a la que la empresa o empresas de Shell estén sujetas o según lo permita la normativa local aplicable.

Transferencias de datos personales

Si los datos personales se han transferido a empresas del grupo Shell o se ha autorizado su uso por parte de agentes de terceros autorizados y/o subcontratistas que pueden estar dentro o fuera de su país (esto incluye el área exterior al Espacio Económico Europeo), adoptaremos medidas organizativas, contractuales y jurídicas para garantizar que el tratamiento de sus datos personales sea exclusivamente para los fines mencionados arriba y que se implementen los niveles de protección adecuados para salvaguardar sus datos personales. Estas medidas incluyen el Reglamento Corporativo Vinculante (BCR) para transferencias entre el grupo Shell y mecanismos de transferencia aprobados por la Comisión Europea para realizar transferencias a terceros en países en los que se considera que no se proporciona un nivel adecuado de protección de datos, así como requisitos jurídicos locales adicionales. Para solicitar una copia, póngase en contacto a través de privacy-office-SI@shell.com.

La seguridad de los datos personales de los usuarios

Dada la naturaleza del grupo Shell, sus datos personales y los de sus dependientes podrían transferirse a otros países. En este caso, tomaremos las medidas necesarias para garantizar la protección de sus derechos de privacidad y los de sus dependientes, en conformidad con el Reglamento Corporativo Vinculante (BCR) de Shell y las leyes aplicables.

Hemos implantado tecnología y normas para proteger la privacidad del usuario contra un uso incorrecto y un acceso no autorizado, y actualizaremos dichas medidas como resulte oportuno cuando haya nuevas tecnologías disponibles.

¿Durante cuánto tiempo conservaremos los datos personales?

Toda la información, incluidos los datos personales, se gestionará en conformidad con las normas del grupo Shell para la gestión de información y registros, y se eliminarán de forma segura cuando ya no sean necesarios para los fines legítimos de la empresa ni para fines jurídicos o reglamentarios.

Con algunas excepciones necesarias para cumplir los requisitos jurídicos:

la información contenida en archivos personales se conservará durante 10 años como máximo tras la desvinculación laboral;
la información relacionada con las prestaciones de jubilación se conservará como máximo durante 99 años desde el comienzo del empleo;
los datos personales recopilados como parte del escrutinio con listas de sanciones públicamente disponibles o emitidas por el gobierno se conservarán durante 15 años como máximo desde su recopilación inicial.
los nombres, la fecha y la hora y los puntos de acceso de todas las personas que entren en las instalaciones de Shell se conservarán durante 3 años a partir de cada acceso;
en caso de despido o cese de empleo de una persona por falta grave, incluida la infracción de las normas para salvar vidas de Shell o el código de conducta de Shell, esa información se conservará durante 30 años como máximo tras la desvinculación.

En todos los casos, la información se puede conservar a) durante un período de tiempo más largo si hubiera alguna razón jurídica o reglamentaria para ello (en cuyo caso se eliminará cuando ya no sea necesaria para este fin jurídico o reglamentario) o b) durante un período de tiempo más corto cuando usted o sus dependientes se opongan al tratamiento de sus datos personales y ya no haya ninguna razón legítima para conservarlos.

Encontrará más información sobre la gestión de registros del grupo Shell, incluidas las variaciones locales, en la siguiente dirección:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

¿Cómo puedo acceder a mis datos personales?

Nuestro objetivo es que la información que mantenemos sobre usted sea lo más exacta posible. Puede acceder a sus datos personales, solicitar la corrección o eliminación de los datos personales (pero solo cuando ya no sean necesarios para una finalidad empresarial legítima) y solicitar que se restrinja el tratamiento de sus datos. Las personas que tienen acceso a HR Online pueden acceder a sus datos personales a través de:

https://hronline.shell.com/

Como alternativa, póngase en contacto con su asesor de RR.HH. local. Si es un contratista, debe hablar con su empresa/agencia contratante/empleadora externa.

¿Con quién puedo ponerme en contacto para solicitar más información?

Encontrará más información en la página principal de Privacidad de datos:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Si tiene alguna duda, consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros a través de Privacy-Office-SI@shell.com o bien diríjase al Delegado de Protección Datos del grupo Shell en Shell International B.V. La Haya, Países Bajos - Nº de registro comercial: No. 27155369 Correspondencia: PO Box 162, 2501 AN, La Haya.

Si no está satisfecho con la manera en que Shell procesa sus datos personales, tiene derecho a presentar una reclamación en su autoridad de protección de datos o en la Autoridad de protección de datos neerlandesa, cuya dirección es Clauslaan 60, 2595 AJ La Haya, Países Bajos. Visite https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.

Consulte los avisos de privacidad locales para obtener información detallada sobre la oficina de protección de datos local(si la hubiera) y también los detalles de la autoridad de privacidad de datos local. Como alternativa, le proporcionaremos inmediatamente los datos de contacto, si corresponde, previa petición a través de la dirección de correo electrónico Privacy-Office-SI@shell.com.

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