Empleado, contratista o dependiente actual o antiguo de Shell

Este aviso establece qué datos personales recogemos, para qué fines y sus derechos al respecto.

¿Qué trata el presente Aviso de privacidad?

Cada persona de las empresas del Grupo Shell (“Shell” o “nosotros”) es responsable de proteger los datos personales de los demás empleados y de los clientes, socios comerciales y proveedores.

Este Aviso de privacidad proporciona información sobre los datos personales tratados por Shell con relación a personas que son o han sido empleados, becarios o contratistas individuales, o bien dependientes de empleados de Shell (“Empleados de Shell”).

Para clientes minoristas individuales, miembros de los programas de fidelización de Shell, visitantes de los sitios web de Shell o usuarios de aplicaciones de Shell, consulte el aviso de privacidad en. https://www.shell.es/privacy/b2c-notice.html.

Para personas que solicitan trabajar para Shell, o que asisten a un evento de contratación o realizan una evaluación para Shell, consulte el aviso de privacidad de contratación del Grupo Shell en https://www.shell.es/privacy/job-applicant-notice.html.

EAdemás de este aviso de privacidad, los avisos de privacidad personalizados y las declaraciones de privacidad suplementarias pueden contener más información sobre cómo tratamos sus datos personales en relación con procesos específicos de RR. HH. (como los programas Open Resourcing, OneHealth IT e International Mobility). En esos casos, dichos avisos de privacidad se le comunicarán por separado.

En este aviso se explica qué datos personales se tratan sobre usted, por qué tratamos sus datos personales y con qué fin, cuánto tiempo conservamos sus datos personales, cómo acceder a sus datos personales y actualizarlos, así como las opciones de las que dispone en relación con sus datos personales y dónde puede dirigirse para obtener más información.

Las categorías de datos personales que recogemos sobre usted.

¿Qué datos personales tratamos sobre usted? Recogida de información

Tratamos los datos personales necesarios para gestionar la relación de empleo, para contratar contratistas y becarios y para proporcionar prestaciones a algunos dependientes de empleados de Shell.

Esto incluye la información de contacto del domicilio personal, la fecha de nacimiento, el estado civil, la información de nómina y cuenta bancaria, la información de salario y prestaciones (incluida la de los beneficiarios), los contactos de emergencia, la información sobre el desempeño laboral, la información necesaria para garantizar que tiene derecho a trabajar en el país o países en los que trabaja y cualquier otra información necesaria para gestionar la relación de empleo para los contratistas contratados y para proporcionar prestaciones a algunos dependientes de empleados de Shell (como los que acompañan a un empleado de Shell para una misión en el extranjero).

Datos personales sensibles

También tratamos algunas categorías especiales de datos personales (“datos personales sensibles”), como los datos relativos a la salud de una persona, su origen racial o étnico, sus creencias religiosas o filosóficas, su orientación sexual, sus opiniones políticas y su afiliación sindical. Solo trataremos dichos datos personales cuando sea necesario para cumplir con las leyes laborales y de seguridad social, para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones o, cuando sea necesario para proporcionar asesoramiento y apoyo médico ocupacional, para proteger los intereses vitales de una persona (por ejemplo, en caso de una emergencia), cuando sea necesario por razones de salud pública o cuando la persona haya dado su consentimientoexpreso.

Solo trataremos sus datos personales cuando tengamos un fundamento jurídico para hacerlo.

¿Por qué tratamos sus datos personales?

Tratamos sus datos personales:

• con el fin de satisfacer nuestras obligaciones de cumplir con las leyes y regulaciones locales;
• para intereses comerciales legítimos (por ejemplo, gestión del rendimiento para garantizar que disponemos de personal cualificado y competente o para fines de salud, seguridad y protección para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a determinados lugares o activos, litigios y defensa de reclamaciones); o
  
• siempre y cuando tengamos su consentimiento expreso
  

Tenga en cuenta que, como norma general, Shell no busca ni se basa en el consentimiento de los Empleados de Shell para tratar datos personales. Sin embargo, hay excepciones cuando se requiere el consentimiento, por ejemplo, si así lo exige la legislación local aplicable. 

A los Empleados de Shell se les solicita la menor cantidad posible de datos personales necesarios para cumplir con los requisitos jurídicos y/o contractuales, así como para ofrecerles la oportunidad de participar en programas o proporcionar prestaciones. Si no nos proporciona la información necesaria, se reducirán sus posibilidades de mantener el empleo, las prácticas o la contratación como contratista, o de participar en un programa o recibir una prestación.

En aquellos casos en los que el tratamiento se base en el consentimiento y salvo que este tratamiento esté sujeto a normativa local que disponga lo contrario, tiene el derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará a la validez del tratamiento anterior a la retirada del consentimiento. Sin embargo, la retirada del consentimiento puede afectar a su capacidad de mantener el empleo o contratación, o de participar en un programa o de recibir una prestación.

¿Con qué propósitos tratamos sus datos personales?

¿Para qué fines tratamos sus datos personales?

Tratamos los datos personales cubiertos por este Aviso de privacidad para los siguientes fines:

• Recursos humanos, gestión de personal, ejecución de procesos de negocio, gestión interna, informes de gestión, análisis y desarrollo organizativo, que incluye la planificación presupuestaria, financiera y organizativa, la administración, la compensación y la gestión del rendimiento;
• Salud, seguridad y protección, que incluye la protección de la vida o la salud de un Empleado de Shell, la salud y la seguridad ocupacional, la protección de los activos de Shell y la autenticación de los Empleados de Shell y el control de acceso; o
• Cumplimiento jurídico y/o regulatorio, que incluye el cumplimiento de los requisitos jurídicos o regulatorios.

También podemos tratar sus datos personales para un fin secundario cuando estén estrechamente relacionados, como por ejemplo:

• la conservación, supresión o anonimización de los datos personales;
• la prevención del fraude, las auditorías, las investigaciones, la resolución de conflictos o los seguros, los litigios y la defensa de reclamaciones; o
• la investigación estadística, histórica o científica.

Supervisión

Todas las actividades que realice con equipos informáticos de Shell o cuando se conecte a la red informática de Shell pueden ser supervisadas para fines comerciales legítimos de la empresa.

Todos los Empleados de Shell recibirán un distintivo de acceso que permitirá a Shell registrar la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas en las instalaciones y los activos de Shell. Se utilizan los datos de los sistemas de acceso y seguridad:

• Por razones de salud, seguridad y protección, para prevenir el fraude, en especial, para proteger los activos y el personal de Shell, así como sus visitantes en las instalaciones de Shell;
• para cumplir las leyes y normativas, especialmente cuando existe la necesidad legal de notificar a las autoridades gubernamentales/regulatorias;
• para controlar (sobre una base agregada) el número de personas que entran y trabajan en una instalación de Shell para recursos humanos y planificación inmobiliaria; y
• y, solo en el caso de los contratistas (no de los Empleados de Shell), la fecha y hora de su entrada y salida de las instalaciones de Shell se utiliza para fines de gestión y control financiero.

La mayoría de las instalaciones y los activos cuentan con cámaras de vigilancia (CCTV). En aquellos lugares en los que se usen cámaras de vigilancia, estas estarán identificadas. Las cámaras de vigilancia se usan con fines de salud, seguridad y protección, en concreto, para la protección de los activos de Shell, los empleados y los visitantes de Shell en las instalaciones de Shell. Todas las imágenes se suprimen de forma rutinaria a menos que se produzca un incidente relacionado con la salud, la seguridad y la protección, o haya sospecha o evidencia de actividad criminal, en cuyo caso podrán ser analizadas por los equipos internos de investigación de Shell, y externamente si lo requiere la ley o lo permiten las autoridades policiales u otra autoridad gubernamental.

Verificación A fin de cumplir con las obligaciones jurídicas y regulatorias para proteger los activos y los empleados/contratistas de Shell, y específicamente para garantizar que Shell pueda cumplir las leyes de control comercial, de prevención de blanqueo de capitales o soborno y corrupción, así como otros requisitos regulatorios, realizamos periódicamente una verificación de todos los empleados y contratistas. Esta verificación se realiza con listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por el gobierno y se compara con la información sobre usted que está en poder de Shell (por ejemplo, del registro de Conflicto de intereses; encontrará más información aquí).

Los datos personales recogidos durante el proceso de verificación no se utilizarán para la elaboración de perfiles o la toma de decisiones automatizadas en relación a la idoneidad para la continuidad del empleo, las prácticas o la contratación como contratista.

¿Quién es responsable de los datos personales recogidos?

Shell España, S.A., Paseo de la Castellana, 257-6A planta , Madrid, 28046, Spain, se encargará de tratar sus datos personales (incluidos los de los dependientes), conjuntamente con sus afiliados de las empresas del Grupo Shell.

En el caso de los contratistas individuales, lo realizará la empresa del Grupo Shell que tenga contratados sus servicios, de forma individual o conjunta con sus afiliados de las empresas del Grupo Shell y su empresa/agencia contratante/empleadora externa.

¿Con quién compartimos sus datos personales?

¿Con quién compartiremos los datos personales?

Sus datos personales se tratan exclusivamente para los fines mencionados arriba y solo se compartirán cuando sea estrictamente necesario con:

• Otras empresas del Grupo Shell, incluidas las que pueden estar ubicadas fuera de su país ;
• Agentes terceros autorizados, proveedores de servicios, auditores externos y/o subcontratistas de Shell; y
• Una autoridad pública competente, agencia gubernamental, reglamentaria o fiscal cuando sea necesario cumplir con una obligación jurídica o regulatoria a la que la empresa o empresas de Shell estén sujetas o según lo permita la normativa local aplicable; o
• Cualquier persona a quien Shell proponga transferir cualquiera de sus derechos y/u obligaciones.

Sus datos personales pueden ser transferidos fuera de su país, con sujeción a las garantías adecuadas.

Transferencia de sus datos personales a otros países

Si sus datos personales se han transferido a empresas del Grupo Shell o se ha autorizado su uso por parte de terceros que se encuentran fuera de su país, adoptaremos medidas organizativas, contractuales y jurídicas para garantizar que sus datos personales se traten exclusivamente para los fines mencionados arriba y que se implementen los niveles de protección adecuados para salvaguardar sus datos personales. Estas medidas incluyen Normas Corporativas Vinculantes para las transferencias entre el Grupo Shell y para las empresas de Shell en la UE y mecanismos de transferencia aprobados por la Comisión Europea para las transferencias a terceros.. Puede encontrar una copia de las Normas Corporativas Vinculantes de Shell en www.shell.com/privacy.html o dirigiéndose a privacy-office-SI@shell.com.

Shell se compromete a proteger sus datos personales.

Seguridad de sus datos personales

Hemos implementado tecnología y normas para proteger la privacidad del usuario contra un uso incorrecto y un acceso no autorizado, y actualizaremos dichas medidas como resulte oportuno cuando haya nuevas tecnologías disponibles.

Shell solo conserva sus datos personales durante un período de tiempo definido.

¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

Toda la información, incluidos los datos personales, se gestionará en conformidad con las normas del Grupo Shell para la gestión de información y registros, y se suprimirá de forma segura cuando ya no sea necesaria para los fines comerciales legítimos ni para fines jurídicos o regulatorios.

Con algunas excepciones requeridas para cumplir con los requisitos jurídicos locales:

• La información contenida en los archivos de personal no se conserva más allá de 10 años una vez que su empleo ha terminado;
• la información relativa a las prestaciones de jubilación no se conserva más allá de 99 años desde el comienzo de la relación laboral;
• todos los datos personales recogidos como parte del escrutinio de las listas de sanciones públicamente disponibles o emitidas por el gobierno y de las fuentes periodísticas no se conservan más allá de 15 años desde la primera recopilación de los mismos;
• los nombres, la fecha, la hora y los puntos de acceso de todas las personas que entran a las instalaciones de Shell se mantienen durante 3 años a partir de cada acceso;
• cuando una persona ha sido despedida o su contrato ha sido rescindido debido a una conducta grave, incluyendo el incumplimiento de las Reglas para salvar vidas de Shell o el Código de conducta de Shell, esa información se conservará hasta 30 años después de la rescisión.

En todos los casos, la información se puede conservar (a) durante un período de tiempo más largo si hubiera alguna razón jurídica o regulatoria para ello (en cuyo caso se suprimirá cuando ya no sea necesaria para este fin jurídico o regulatorio) o (b) durante un período de tiempo más corto cuando usted se oponga al tratamiento de sus datos personales y ya no haya ninguna razón legítima para conservarlos.

Sus derechos y cómo ejercerlos.

Sus derechos en relación con sus datos personales

Nuestro objetivo es que la información que mantenemos sobre usted sea lo más exacta posible. Usted puede solicitar:

• acceder a sus datos personales;
• corregir o eliminar sus datos personales (pero solo cuando ya no sean necesarios para un fin comercial legítimo);
• limitar el tratamiento de sus datos personales; o
• recibir datos personales que usted haya proporcionado a Shell, en un formato digital estructurado para poder transmitirlos a otra parte, siempre que esto sea viable técnicamente.

Si usted tiene acceso a RR. HH. en línea, puede acceder a sus datos personales a través de: https://hronline.shell.com/.

Como alternativa, puede ponerse en contacto con su asesor de RR. HH. local. Si es un contratista, debe hablar con su empresa/agencia contratante/empleadora externa. Si es un exempleado o exdependiente, diríjase a privacy-office-SI@shell.com.

¿Con quién puede ponerse en contacto si tiene alguna pregunta, duda o queja sobre sus datos personales?

Si tiene alguna duda, consulta o queja en relación con el tratamiento de sus datos personales, diríjase a Privacy-Office-SI@shell.com.

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (Chief Privacy Officer, CPO) de Shell en Shell International B.V. La Haya, Países Bajos - N.º de registro comercial: 27155369 Correspondencia: apartado postal 162, 2501 AN, La Haya.

Si no está satisfecho con la manera en que Shell trata sus datos personales, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de datos (AEPD) en la C/Jorge Juan 6, 28001, Madrid, España o ante la Autoridad de protección de datos neerlandesa, cuya dirección es Princ Clauslaan, 60, 2595 AJ La Haya, Países Bajos. Visite www.aepd.es o https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.

Este Aviso de privacidad se actualiza con el tiempo.

Cambios en este Aviso de privacidad

Este Aviso de privacidad puede cambiar con el tiempo. Se le aconseja que revise regularmente este Aviso de privacidad para detectar posibles cambios. Este Aviso de privacidad fue actualizado por última vez en Mayo de 2021.